用心做PPT,让陈述报告变成一种视、听觉享受
——期刊联合办公室、图书馆举办《陈述报告的技巧与实践》讲座

2012-11-07

  11月5日,自动化所期刊联合办公室、图书馆举办了《陈述报告的技巧与实践》讲座,吸引了很多所内、外的师生前来聆听。

  主讲人田捷老师在陈述报告方面实战经验非常丰富:他两次获得973计划资助、国家科技进步二等奖、国家技术发明二等奖等重要奖项,并担任国家自然科学基金委专家组成员、中科院自动化所研究员、博导和多所高校的兼职、特聘教授。田老师从陈述报告的报告人和评委两个角度,与大家分享了近年参加国家重要资助项目申请的感受和准备陈述报告的技巧与经验。

  讲座中,田老师选用了申办国际ISBI会议PPT《Proposal of 2012 IEEE International Symposium on Biomedical Imaging》(以下简称“例1”)和申报基金委国家重大科研仪器设备研制专项的PPT《小动物光学多模融合分子影像成像设备》(以下简称“例2”)作为例子,形象、生动的为大家解读了制作这些PPT的技巧和用心之处:

  重视前期准备。要想打动听众和评委,你的陈述报告不能流水账式的介绍内容,而是要挖掘听众的兴趣点,通过强有力的证据来突出所述内容的独特之处和创新之处。比如,例1为配合会议主题,不仅选用色彩鲜亮的图片作为首页,而且把PPT的目录使用I,S,B, I四个词来概括,这一新颖的创意立刻打动了评委,让评委感到了申请者的独特用心。再比如,例2的PPT中,通过时间轴递进、经典文献列举等方式从纵向、横向两个方面对比出所述方法的先进性和独创性。这些资料的准备,离不开报告人在前期所做的大量文献与信息的查阅工作。

  数据是关键,图、表、动画显直观。用数据做事实依据,再配以漂亮的图、表来显示统计结果,能给人以直观的感觉,便于评委快速的把握问题的核心。比如,例1的PPT中,通过表格和地图的形式,反复表达了同一统计结果,即ISBI历年的召开地统计,用以强调ISBI在北京召开的必要性。再比如,例2的PPT中,采用生动的动画效果演示了课题组计划研制的光学多模融合分子影像成像设备,让评委在短短的十几秒内就能直观地了解到设备的设计核心。

  注重整体美观、忌用大量文字。从整体上讲,PPT颜色要搭配合适,最好不要超过三种颜色,并为每一页添加页码。另外,PPT中文字字号要选用稍大字号,且字数尽量要少,便于观看。对于文字较多的部分,配以静态框图或动画框图来分类说明所述要点,体现要点间的逻辑顺序,避免简单的文字罗列。此外,在每一章节结束时,可添加一页PPT做小结,用以再次强调报告重点。在PPT的结尾鸣谢部分,可再次强调主题。比如例1的结尾部分,使用了多幅具有中国特色的图片滚动播放,来吸引评审人的注意。例2中,将设备研制的效果图和构架图放在PPT末页致谢的下方,再次强调了申报主题。

  1小时的讲座很快就结束了,田老师的讲解给大家留下了深刻的印象,他所展示PPT实例也为大家开阔了视野、增加了灵感。

  

  

(科研支持部 陈培颖)

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